漫遊數位EP37.科技白話:高級檔案管理技巧-專治你的沒效率

Podcast:

課程大綱:

檔案管理的5大痛點

備份二二一原則

碎片化的資訊

如何有效處理信息

三個雲端服務

分類五階段

檔案管理的5大痛點:

痛點1:搜尋文件和圖檔花費的時間太長

痛點2:不確定找到的文件是最新版本

痛點3:無法承擔安全事件或失去對文件的控制

痛點4:文件組織混亂,沒有人知道項目文件在哪裡

痛點5:負擔不起完備的文檔管理和工作流系統

沒有做檔案管理、分類、備份前:因為沒有一套有效的分類,因此常常找不到資料,資料常常重複。

因為沒有備份,資料不見的時候,非常麻煩、非常痛苦,不是要重新做,或是跟別人要,浪費非常多的時間

有做好檔案管理、分類、備份後:

要找的資料隨時找的到,工作可以順利進行

備份二二一原則:

  • 至少備份兩份
  • 使用兩種不同形式
  • 其中一份備份要存放異地

如何沒有備份的習慣的話,資料不見了,會衍生出更多的麻煩

學會備份的好處 從此之後你不用再擔心,換電腦的時候換手機的時候資料不見的問題了。 當我學了備份之後,我就可以看到很多手機,還有電腦上面的作業,系統,還有app,我就敢勇敢更新了,因為我有備份。

外接硬碟選購與保存期限:

雲端硬碟、NAS如何選擇:

碎片化的資訊:

有關資訊的三個認知:

海量、碎片化、多端

如何有效處理信息:

信息深加工:

個人知識管理的流程:

費曼技巧/費曼筆記(Feynman Technique):

我們給它下了一個定義, 

學任何東西,如果你能: 

用簡單的話、 

用自己的話說出來、 

不帶行話術語, 

說給八十歲的老太太聽, 

說給八歲的小孩子聽 

如果這些人都聽懂了

你就真的懂了 

三個雲端服務:

三個雲端服務:

文字、網址、想法存到Evernote

照片、影片存到Google相簿

檔案存到Google雲端硬碟

分類五階段:

分類五階段-1收集

分類第1個階段叫做收集,把散落在各地的資料檔案,全部集中在一個地方,我們首先把它集中在一顆外接硬碟上面,所謂散落在各地的資料包含有什麼呢?

最常見的當然是外接硬碟,隨身碟,或者是記憶卡之類的,還有其實就是在網絡上郵件裡面或是各個雲端硬碟

分類五階段-2分類

當我把所有的資料集中在一個外間諜的時候,這時候你可能會覺得說老師這樣不是全部都亂成一團了嗎?

沒關係我們的分類5階段第1個階段叫做分類

分類成兩類:「常用」、「不常用」

分類五階段-3歸檔系統 PARA System歸檔系統 建立一套工作流系統 過往有些分類花了很多力氣和時間整理好之後,就不再使用,沒有流動起來,等於浪費了時間整理 這一套PARA Syetem系統是一套流動的系統

美國「新一代的時間管理大師」 Tiago Forte提出簡單又強大的數位資訊系統 https://fortelabs.co/blog/para/

PARA System 項目:具有明確的目標以及時間範圍,是最小執行單位 領域:你日常需要精進的領域(所以你需要為此負責) 資源:你感興趣的事情,也是支撐現在Area 和將來Area 的外部知識儲備 歸檔:沉寂的內容,但也許對未來有用

PARA System 歸檔系統

  • Projects, Areas, Resources, Archives
  • 平時的臨時筆記和文獻筆記,都在Resources裡面。
  • 然後如果有計劃(感興趣)新起一個項目時,但暫時沒有deadline的,在Areas裡面新建一個Page,慢慢從Resources裡面添加相關信息。
  • 當決定立項時,移動到Projects裡,然後給個deadline。
  • 項目完成後就放在Archives裡。
  • 平時看到的文章什麼的,全部都用Evernote收集起來。Evernote就是個超級收集箱(文獻管理),然後每天利用 #Zettelkasten 流程,整理到Roam Research。
  • 學習筆記的話直接添加到Resources,標題統一是時間格式202007081200

分類五階段-4分類編碼

維基百科+杜威圖書館十進位分類法

大家在網絡上搜尋資料的時候都有用過的一個網站叫做維基百科,不過你有去過維基百科的首頁嗎?如果你到維基百科首頁的時候,去找到他的分類,大家可以猜猜看這個容納整個地球的知識的維基百科,分成幾個大類?

我這邊直接公佈答案,它把全世界的知識分成8大類,很難想像吧,在這個地球這麼龐大的、不斷累積的知識,竟然只分成8大類。

由此延伸,我的分類系統裡面不用分到8大類,只要分4大類就好:第1類叫做工作,第2類叫做學習,第3類叫做生活,第4類叫做興趣愛好。

大家有印象去圖書館的時候會看到非常高的櫃子嗎?櫃子上面都會有三個數字的編碼,大家不知道有沒有印象,如果沒有印象可以去圖書館找一找或者是Google一下,你就會看到這樣類似的分類。

它會有000、100、200、300、400、500、600、700、800、900等等3碼編碼的系統,透過這個三碼的系統,把圖書館裡面的分類分的非常的井井有條。

而且他在一個大類之類只有分成10類,例如說100裡面會分成100、101、102、103、104、105、106、107、108、109,加起來就是10個,就是我們所謂的是十進位,所以我們的分類裡面拿來使用就是把這個三碼的編碼以及一類裡面有10個這個機制拿來到我們的系統分類系統裡面去使用。

結合前面的維基百科,還有杜威十進位圖書館分類的兩個機制整合一下,我把我的分類分成4大類,100開頭是工作,200開頭是學習,300開頭是生活,400開頭是興趣愛好。

分類五階段-5整合

到了第5階段的時候,我們的兩大分類系統,第1個PARA System,第2個維基百科加上杜維斯十進位編碼,把它整合在一起。

為什麼還要用兩個編碼呢?當然以每個同學的現階段的狀態不同,你有可能只用到第2階段的「常用」、「不常用」,有可能使用到第3階段的維基百科加上杜威十進位編碼,如果你想要讓你的分類系統更加更上一層樓的話,你就可以接著第5階段整合的部分。

以老師本身而言,我的資料量非常非常的多,非常非常繁雜,如果我只到第4階段的話,我資料還是會找不到,所以我把這兩套分類系統把它整合在一起,以PARA System為主體,然後裡面維基百科加上杜威十進位編碼的分類體系把它融入到第5個階段。

這個階段可能會花非常多的時間,不斷的透過使用,然後不斷的調整,我的使用的標準是如果我找不到的時候,我會回頭去檢查一下,我哪裡可以調整,然後會更好用。

同學們如果在這一點階段如果遇到卡關的話,不要灰心,繼續的使用,以我的這套系統為基礎,然後你不斷的使用,不斷的調整,你一定也可以找到屬於你的第五階段的終極的分類體系。


我不只是教你使用蘋果電腦,我是協助你抓住你的靈感、管理你的數位資料的數位人生管理教練 https://rd.coach/about/

如果想要學更多可以的實體小班制:蘋果總裁班

蔡正信老師 0988-515-413

bangdoll2k@gmail.com

蔡教練官方Line: @appleceo https://lin.ee/1TgSReQ

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