漫遊數位EP23.科技白話:PARA System 可流動知識歸檔系統

大綱:

公司工作流程中的5大痛點

PARA System 歸檔系統

如何逐步實施 PARA

公司工作流程中的5大痛點:

痛點1:搜尋文件和圖檔花費的時間太長

痛點2:不確定找到的文件是最新版本

痛點3:無法承擔安全事件或失去對文件的控制

痛點4:文件組織混亂,沒有人知道項目文件在哪裡

痛點5:負擔不起完備的文檔管理和工作流系統

PARA System 歸檔系統

Tiago Forte ,是世界上最重要的生產力專家之一。他通過他的項目在全球範圍內教授了超過 20,000 人,並撰寫並發表了關於技術如何幫助知識工作者徹底改變他們的個人效率的演講。

想像一下完美的組織系統。一個支持和增強您所做工作的系統,告訴您將一條信息準確地放在哪裡,以及在您需要時準確地在哪裡找到它。

這個系統必須是:

  • 普遍的,包括來自任何來源的任何可以想像的信息
  • 靈活,能夠處理您現在和將來進行的任何項目或活動
  • 簡單,不需要任何耗時的維護、編目、標記或重組
  • 可操作,與任務管理和項目管理方法無縫集成
  • 跨平台,能夠與任何現有或尚未開發的應用程序一起使用
  • 以結果為導向,以支持有價值工作交付的方式構建信息
  • 模塊化,允許根據當前任務的需要隱藏或顯示不同級別的細節
  • 機會主義的,從好的意義上說,利用已經完成的工作,而不是需要專門的開銷時間
  • 1.Projects(必須要完成的短中期任務)
  • 2.Goals(長期目標,如你的職業發展)
  • 3.Interests(興趣,如筆記軟件、遊戲等)
  • 4.Archives (不再關注的東西、完成的任務)

PARA 是 Projects、Areas of Responsibility、Resources 和 Archives 的首字母縮寫詞。根據該系統,您將每條數字信息歸入這些類別之一。然後,您可以在所有數字平台上使用四類歸檔系統。這使您可以輕鬆跟踪和找到所需的任何內容,無論您將其保存在哪個應用程序或系統上。

根據 Forte 的說法,項目是“與目標相關的一系列任務,有截止日期”。您的項目可能與工作相關或無關,但它們必須是特定的,具有特定的端點。

例如,為您的雇主撰寫白皮書是一個項目,但家庭度假也是一個項目。您將每個項目分解為完成它所需的必要任務或步驟。

責任領域是“具有長期保持標準的活動範圍”。您的每個項目都屬於責任範圍。不過,這些領域並不是特定的、基於截止日期的任務。它們是你生活中最重要的方面。

例如,編寫工作白皮書的項目可能屬於“營銷”,這是一個與工作相關的責任領域。您的家庭度假項目可能屬於“家庭”,即個人責任範圍。

每個人都會有不同的責任領域,這取決於他們的生活、目標和價值觀。在工作和個人生活中,您將擁有多個責任領域。

資源是“持續感興趣的主題或主題”。這些可能支持您的項目和責任領域,或者它們可能只是與您的興趣相關。您的資源主題可能包括攝影、旅行或烹飪等內容。

最後,Forte 將檔案歸類為“其他三個類別中的非活動項目”。當您完成一個項目、確定某個責任領域不再相關或對某個資源失去興趣時,您可以將該信息移至您的檔案中。它不再對您有用,但您可能希望在將來引用它。

如何逐步實施 PARA

如果你想嘗試一下 PARA 方法,這裡是你如何實現它的方法。

將項目與責任區域分開

資源和檔案區域非常簡單。然而,讓人們絆倒的一件事是弄清楚項目和責任領域之間的區別。所以,一個好的開始是確保你清楚地了解這些是什麼。

同樣,項目是您正在處理的具有所需任務和截止日期的特定事物。責任領域是您生活或工作中重要的事情,但它沒有截止日期。

一旦一個項目的截止日期過去了,您就可以繼續下一個項目。但是,除非您認為它不再重要,否則責任範圍永遠不會完成。

例如,創建預算是一個項目,但個人理財是一個責任領域。重新裝修你的客廳是一個項目,但家是一個責任區。更新您的LinkedIn個人資料是一個項目,但社交媒體是一個責任領域。

您可以將項目分解為具有特定端點的特定任務,但您不能使用責任範圍來做到這一點。它是各種項目的保護傘。

如果您劃分您的項目和職責範圍,您可以清楚地看到每個單獨的任務如何與更大的目標相關聯。這可以使您在處理繁瑣的項目時更容易保持動力。

建立你的項目清單

現在您更好地理解了項目和職責範圍之間的區別,您可以開始構建您的項目列表。您可能已經知道您的職責範圍和資源主題是什麼。如果沒有,當您開始寫下您的項目時,它們可能會變得更加明顯。

根據 Forte 的說法,寫下你的項目是最好的開始方式。您可以將需要完成和想要完成的事情列入清單。

然後,您可以將此主項目列表包含在您使用的任何應用程序、程序或其他數字工具中。

添加其他部分

接下來,您還可以將責任領域、資源和檔案的部分添加到您的數字工具中。在適當的情況下,您可以根據其職責範圍組織您的項目。然後,您可以將有趣的信息或想法存儲在“資源”部分中,以便在項目需要時快速找到它。而且,當然,您的檔案是您在完成信息後發送信息的地方。

這樣,即使您為一個項目使用多個數字平台,您也可以為每個平台以相同的方式組織信息。

當您在每個數字平台上將信息拆分為四個 PARA 段時,您不必在每次登錄不同平台時記住不同的組織系統。這使您可以專注於手頭的任務,而不是試圖記住您的信息在哪裡。

如何使用您的 PARA 系統

當您開始使用此系統時,您可以以更有條理的方式處理您的日常任務。

因為您的項目已經規劃好,所以您只會在任何一天處理那些必要的項目。完成它們後,您可以稍微思考一下這些項目所在的責任領域。您將能夠查看您的項目是否符合您的目標和價值觀,或者您是否需要改變一些事情以便他們這樣做。

同時,您的資源列表將使您感興趣的所有內容保持新鮮和可用,即使它與您當前的項目沒有直接關係。這為您提供了一個地方來存儲您沒有立即使用的任何研究或信息。

最後,您的檔案將確保您不會丟失以後可能需要參考的任何舊信息。

項目總是屬於區域。幾個例子:

  • 跑馬拉松是一個項目,而健康是一個領域
  • 出版一本書是一個項目,而寫作是一個領域
  • 節省3個月的開支是一個項目,而財務是一個領域
  • 去泰國度假是一個項目,而旅行是一個領域
  • 計劃週年晚宴是一個項目,而配偶是一個領域 在所有這些示例中,項目都有完成日期。它們要麼是完整的,要麼是不完整的。另一方面,責任領域具有必須無限期保持的績效標準。

最後的想法

如果您在工作或日常生活中使用許多不同平台上的大量數字信息,PARA 系統可能會幫助您保持井井有條。它不會對每個人都有效,但它有很大的潛力。

除了幫助您保持井井有條之外,PARA 方法還可以讓您反思自己的生活。只需花時間記下您的項目和職責範圍,就會揭示什麼對您來說真正重要,以及您應該關注什麼。因此,無論您是否決定長期使用 PARA,試一試都會有所幫助。

Projects, Areas, Resources, Archives

平時的臨時筆記和文獻筆記,都在Resources裡面。

然後如果有計劃(感興趣)新起一個項目時,但暫時沒有deadline的,在Areas裡面新建一個Page,慢慢從Resources裡面添加相關信息。

當決定立項時,移動到Projects裡,然後給個deadline。

項目完成後就放在Archives裡。

順序:R -> A -> P -> A

平時看到的文章什麼的,全部都用Evernote收集起來。Evernote就是個超級收集箱(文獻管理),然後每天利用 #Zettelkasten 流程,整理到Roam Research。

學習筆記的話直接添加到Resources,標題統一是時間格式202007081200

項目:具有明確的目標以及時間範圍,是最小執行單位

範例包括: 完整的應用模型;制定項目計劃;執行業務發展活動;寫部落格文章;最終確定產品規格;參加會議

領域:你日常需要精進的領域(所以你需要為此負責)

範例包括: 健康;財務、專業發展;旅行; 愛好;朋友們; 公寓; 車; 生產率; 直接報告; 產品開發; 寫作

資源:你感興趣的事情,也是支撐現在Area 和將來Area 的外部知識儲備

範例包括:習慣形成;項目管理; 超人類主義;咖啡; 音樂; 園藝; 網上營銷; 搜索引擎優化;室內設計; 建築學; 做筆記

歸檔:沉寂的內容,但也許對未來有用

範例包括: 已完成或不活躍的項目;您不再致力於維護的領域;您不再感興趣的資源

順序:R -> A -> P -> A


我不只是教你使用蘋果電腦,我是協助你抓住你的靈感、管理你的數位資料的數位人生管理教練 https://rd.coach/about/

如果想要學更多可以的實體小班制:蘋果總裁班

蔡正信老師 0988-515-413

bangdoll2k@gmail.com

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