漫遊數位EP31.科技白話:2022年蔡教練的時間管理系統



大綱:

什麼是時間管理?

2017-2020 時間管理系統

2020至今 工作與生活管理系統

日常分配時間有三種模式

2022年蔡教練的時間管理系統


 

什麼是時間管理?

 

“就是說學會安排和利用自己的時間,
在合適的時間做合適的事。”
時間管理=自我管理+精力管理
高品質的產出=時間X專注程度

 

GTD主要目的

 

收集所有需要處理或者對你有用的事情
指導自己接手任何任務的再進行分析和決策
重新協調「下一步行動」可行清單管理
履行你在任何時間點對自己和他人作出的各種承諾

 

GTD管理系統五步驟

 

通過學會GTD®管理系統五個簡單步驟
「捕捉、理清、整理、檢視、執行」
Capture, Clarify, Organize, Reflect, Engage 

 

Capture捕捉

 

不分大小、輕重、個人和專業的待辦項目和待處理的事情,通通收集起來。 

 

Clarify理清

 

檢視你收集的所有事項。
試問:這需要執行嗎?
如果這事項是可行的,立即決定下一步。
如果這事項在兩分鐘內就可以完成,馬上行動。
如果這事項不是立即可行的,你可以委託他人幫忙,或把它列入你的待辦清單上。 

 

Organize整理 

 

把待辦的事項仔細歸類在個別項目清單上。
例如,打電話,待發電郵等等。 

 

Reflect檢視 

 

反覆檢視你的清單,確定你下一步的工作。
每周定時回顧和檢視你的清單,清楚地理解當前待辦事項,並發揮創意。 

 

Engage執行 

 

用你的管理系統採取適當行動。 

2017-2020 時間管理系統

讓Evernote來實踐GTD

Evernote就是可以執行GTD的一個脫離大腦意識的、條理分明的、可靠的系統 

2020至今 工作與生活管理系統

 

打造一個有機的綜合能力系統

日常分配時間有三種模式

 

:管理者模式、創作者模式、學習者模式

 

來源: 如何面對信息過載與分配時間的三種方式

 

管理者模式:專注於協調,日程安排是為老闆制定的。經常被打斷,需要不斷和別人協作。

 

創作者模式:專注於產出,如程序員和作家,至少以半天為單位使用時間,集中進行有目的的輸出

 

學習者模式:專注於洞察,如巴菲特、蓋茨等,製造大量空閒的時間來屏蔽噪音,進行思考。專注於洞察的質量而非待辦清單的處理速度。
我們都缺少了「學習者模式」 —— 即一段不被打擾的閒置空間,用來進行思考 —— 就像我們在漫步的時候,無數的靈感和想法就從心底裡面冒出來了。

 

所以如果你每天都處於精疲力竭之中,那麼可以檢查下自己的時間安排是否合理,以及是否消費了太多無用的信息。如上文所說,沒有時間來學習的人,將會在未來成為「高危人群」

 

2022年蔡教練的時間管理系統

 

2022年使用Roam Research和Google日曆實踐時間管理系統

 

Google日曆

 

行程管理
有學生問,請問Google日曆可以提醒我嗎?
蔡教練回答:
Google日曆當然有提醒的功能,但這是被動提醒,蔡教練的使用的方式是每個行程至少會看到三次
第一次:建立行程的時候
第二次:每天晚上睡前會看一下明天,甚至三天內的行程
第三次:蔡教練每天早起時間約五點到六點,這時候會看第三次行程
透過至少三次的主動看行程,就不會忘記了

 

Roam Research和Google日曆實踐時間管理系統

 

Daily Notes:
每日記錄
過去日誌:回顧過去
未來日誌:給未來的自己
每週檢視
每月檢視
每年檢視
未來五年目標
未來十年目標

 

建立結構,讓結果自然發生。

 

讓自己放在一個不斷成長的結構。

 

建立專屬的工作與生活管理系統

 

打造一個有機的綜合能力系統


我不只是教你使用蘋果電腦,我是協助你抓住你的靈感、管理你的數位資料的數位人生管理教練 https://rd.coach/about/

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蔡正信老師 0988-515-413

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